Biên bản

I. Đặc điểm của biên bản

Câu hỏi – Đặc điểm của biên bản (trang 123 – 125 SGK ngữ văn 9 tập 2)

1. Đọc các văn bản sau đây:

Văn bản 1

TRƯỜNG THCS KẾT ĐOÀN

ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH

BIÊN BẢN SINH HOẠT CHI ĐỘI

Tuần: 6

Khai mạc lúc 10 giờ, ngày 7 tháng 10 năm 2005.

Thành phần tham dự: 43 đội viên chi đội 9D.

Đại biểu: Trần Thị Thanh Hà – Liên đội trưởng.

Chủ toạ: Lê Thành Sơn.

Thư kí: Phan Thị Thùy Linh

NỘI DUNG SINH HOẠT

(1) Bạn Lê Thành Sơn thay mặt Ban chỉ huy chi đội đánh giá hoạt động của chi đội trong tuần qua.

– Về học tập:

Toàn chi đội học tập chăm chỉ.

Vẫn còn một số bạn nói chuyện riêng trong giờ học môn Tiếng Anh, môn Địa lí.

– Về nề nếp, vệ sinh môi trường:

Vẫn còn hiện tượng không mặc đồng phục, ăn mặc chưa chỉnh tề.

(2) Ý kiến của các bạn dự họp:

– Phê bình một số bạn cán sự lớp chưa nghiêm túc trong sinh hoạt.

– Cần chăm chỉ học tập để chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam.

(3) Phát biểu của đại biểu Trần Thị Thanh Hà:

– Biểu dương sự cố gắng của chi đội 9D.

– Tán thành ý kiến tổ chức tháng thi đua học tập chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam.

(4) Bạn Lê Thành Sơn phổ biến công tác Đội tuần tới.

Buổi sinh hoạt chi đội kết thúc vào lúc 10 giờ 45 phút.

Chủ tọa Thư kí

Lê Thành Sơn Phan Thị Thùy Linh

Văn bản 2

BỘ CÔNG AN

CÔNG AN TP HÀ NỘI

Số: … BB/TLTV, PT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN TRẢ LẠI

GIẤY TỜ, TANG VẬT, PHƯƠNG TIỆN VI PHẠM HÀNH CHÍNH CHO CHỦ SỞ HỮU, NGƯỜI QUẢN LÍ

HOẶC NGƯỜI SỬ DỤNG HỢP PHÁP

– Căn cứ Điều 46, Điều 57, Điều 61 Pháp lệnh xử lí vi phạm hành chính ngày 02/07/2002;

– Căn cứ Quyết định/ Biên bản số: … ngày… tháng… năm… do:

Ông (bà): …

Chức vụ: …

Kí về việc: …

Hôm nay, hồi… giờ… phút, ngày… tháng… năm…

Tại: …

Tôi: …       Cấp bậc:…                   Chức vụ: …

Đơn vị công tác: …

– Tiến hành lập biên bản trả lại giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính do ông (bà) hoặc tổ chức: … là:…

giấy tờ, tang vật, phương tiện.

Nơi cư trú (hoặc địa chỉ): …

Nghề nghiệp (hoặc lĩnh vực hoạt động): …

– Giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính được trả lại bao gồm:

+ Tên tang vật, phương tiện vi phạm hành chính.

+ Số lượng.

+ Đặc điểm, chủng loại, số hiệu, nhãn hiệu, kí hiệu, số đăng kí (nếu có), xuất xứ, tình trạng.

+ Ghi chú.

Biên bản được lập thành hai bản có nội dung và giá trị như nhau. Một bản được giao cho cá nhân, đại diện tổ chức vi phạm và một bản lưu hồ sơ. Ông, bà (hoặc tổ chức) có tên trên đã nhận đủ số giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính nêu trên.

Biên bản lập xong hồi… giờ… phút cùng ngày, đã đọc lại cho những người có tên nêu trên cùng nghe công nhận đúng và cùng kí tên dưới đây.

NGƯỜI VI PHẠM NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN

(HOẶC ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC VI PHẠM)

(Kí và ghi rõ họ tên) (Kí và ghi rõ họ tên)

2. Trả lời câu hỏi:

a) Biên bản ghi lại những sự việc gì? (mục đích)

b) Biên bản cần phải đạt những yêu cầu gì về nội dung và hình thức?

c) Văn bản 1 là biên bản hội nghị, văn bản 2 là biên bản sự vụ. Em hãy kể tên một số loại biên bản thường gặp trong thực tế.

Trả lời:

1. Đọc văn bản

2. Trả lời câu hỏi

a. Biên bản dùng để ghi lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính trị, xã hội và doanh nghiệp.

b. Về mặt nội dung, biên bản phải ghi lại những sự việc một cách chính xác, cụ thể, trung thực, đầy đủ, khách quan; người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của biên bản. Về mặt hình thức trình bày, biên bản phải đảm bảo rõ ràng, chặt chẽ về bố cục:

– Phần mở đầu:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ (đối với loại biên bản sự vụ, hành chính);

+ Tên biên bản;

+ Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và chức trách của họ;

– Phần nội dung: Ghi lại diễn biến và kết quả sự việc.

– Phần kết thúc:

+ Thời gian kết thúc, chữ kí và họ tên của những người có trách nhiệm chính, chữ kí và họ tên của người ghi biên bản;

+ Những văn bản và hiện vật kèm theo (nếu có).

c. Văn bản 1 là biên bản hội nghị, văn bản 2 là biên bản sự vụ. Đây cũng là hai loại biên bản chúng ta thường gặp trong thực tế.

II. Cách viết biên bản

Đọc lại các văn bản ở mục I và trả lời các câu hỏi sau:

Câu 1 – Cách viết biên bản (trang 125 SGK ngữ văn 9 tập 2

Phần mở đầu của biên bản gồm những mục gì? Tên của biên bản được viết như thế nào? (Chú ý: Các loại văn bản khác nhau có cách ghi khác nhau.)

Trả lời:

– Phần mở đầu bao gồm:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ (đối với loại biên bản sự vụ, hành chính);

+ Tên biên bản;

+ Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và chức trách của họ;

– Tên biên bản được viết ở dưới quốc hiệu, tiêu ngữ; ở chính giữa trang giấy và được viết in hoa.

Câu 2 – Cách viết biên bản (trang 126 SGK ngữ văn 9 tập 2)

Phần nội dung biên bản gồm những mục gì? Nhận xét cách ghi những nội dung này trong biên bản. Tính chính xác, cụ thể của biên bản có giá trị như thế nào?

Trả lời:

– Nội dung của biên bản: trình bày diễn biến và kết quả sự việc.

– Tính chính xác cụ thể của phần nội dung là phần quan trọng đem lại tính khách quan cho biên bản.

Câu 3 – Cách viết biên bản (trang 126 SGK ngữ văn 9 tập 2)

Phần kết thúc biên bản có những mục nào? Mục kí tên dưới biên bản nói lên điều gì?

Trả lời:

– Phần kết thúc gồm:

+ Thời gian kết thúc, chữ kí và họ tên của những người có trách nhiệm chính, chữ kí và họ tên của người ghi biên bản;

+ Những văn bản và hiện vật kèm theo (nếu có).

– Nhất định phải có mục kí tên ở cuối biên bản để xác nhận vai trò của những người tham dự sự việc và trách nhiệm của họ đối với nội dung của biên bản.

Câu 4 – Cách viết biên bản (trang 126 SGK ngữ văn 9 tập 2)

Lời văn của biên bản phải như thế nào?

Trả lời:

– Lời văn của biên bản phải đảm bảo sáng rõ, ngắn gọn, chính xác.

III. Luyện tập

Câu 1 – Luyện tập (Trang 126 SGK ngữ văn 9 tập 2)

Hãy lựa chọn những tình huống cần viết biên bản trong các trường hợp sau:

a) Diễn biến và kết quả của Đại hội chi đội (hoặc chi đoàn).

b) Nguyện vọng và đề nghị của lớp gửi đến thầy Hiệu trưởng.

c) Một vụ tai nạn giao thông.

d) Nghiệm thu phòng thí nghiệm.

e) Một nhóm học sinh tự ý tổ chức đi tham quan, không xin phép cô giáo chủ nhiệm.

Trả lời:

Những trường hợp cần viết biên bản:

– Diễn biến và kết quả của Đại hội chi đội (hoặc Chi đoàn).

– Một vụ tai nạn giao thông.

Câu 2 – Luyện tập (Trang 126 SGK ngữ văn 9 tập 2)

Hãy ghi lại phần mở đầu, các mục lớn trong phần nội dung, phần kết thúc của biên bản cuộc họp giới thiệu đội viên ưu tú của chi đội cho Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

Trả lời:

LIÊN ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG THCS……

CHI ĐỘI LỚP 9…

BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIỚI THIỆU

ĐỘI VIÊN ƯU TÚ CỦA CHI ĐỘI 9… CHO ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

Khai mạc lúc …h… ngày … tháng … năm 20…

Thành phần tham dự: … bạn đội viên của chi đội 9…

Đại biểu: …

Chủ tọa: …

Thư kí: …

NỘI DUNG CUỘC HỌP

I. Giới thiệu các đại biểu tham dự

II. Giới thiệu lí do buổi họp

III. Đề cử các đội viên ưu tú cho Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

1. Danh sách đề cử

2. Danh sách ứng cử

3. Biểu quyết và kết quả biểu quyết

IV. Danh sách đội viên ưu tú được đề cử

…

Buổi họp kết thúc vào hồi …h… ngày … tháng… năm 20…

(Danh sách đội viên ưu tú được đề cử lên Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)

Chủ tọa                                               Thư kí

(Ký và ghi rõ họ tên)                      (Ký và ghi rõ họ tên)